Via een intranet kunnen bestanden centraal opgeslagen worden, alle gebruikers dienen in te loggen met een gebruikersnaam en wachtwoord waaraan vervolgens rechten zijn gekoppeld. Hierdoor kan er een hiërarchie opgebouwd worden, zodat bepaalde informatie enkel toegankelijk is voor gemachtigde personen. Een bijkomend voordeel is dat het intranet flexibiliteit met zich meebrengt aangezien personen op verschillende werkplekken kan beschikken over de benodigde informatie.
Wanneer uw bedrijf groeit, dan nemen ook normaliter het aantal personen dat u in dienst heeft toe. Om ervoor te zorgen dat bestanden op één centrale locatie beveiligd worden opgeslagen kunt u een intranetsysteem gebruiken. Een voordeel van een intranetsysteem is dat uw werknemers overal kunnen werken enkel een internetverbinding en de logingegevens voor het intranetsysteem zijn nodig. Het voordeel hiervan is dat de werknemers ook vanuit huis kunnen werken, waardoor u minder werkplekken op het kantoor tot beschikking hoeft te hebben. Tevens kunnen werknemers op alle beschikbare plekken binnen uw bedrijf beschikken over dezelfde informatie, zonder dat ze afhankelijk zijn van hun eigen computersysteem. Tot slot heeft een intranet als voordeel dat u eenvoudig back-ups kunt maken.